Postmaster-E-Mail-Konten

So wie ein Unternehmen nicht nur eine Abteilung hat, die traditionelle Post erhält, wird auch Ihr Service-Desk mehrere Teams bedienen. Jedes Team kann sein physisches E-Mail-Postfach haben.

OTRS erleichtert die Einrichtung von E-Mail-Postfächern. OTRS verwaltet die Abfrage eines oder mehrerer E-Mail-Postfächer aller Internet-Standardtypen.

Verwenden Sie diese Ansicht, um E-Mail-Konten dem System hinzuzufügen. Die Verwaltung der E-Mail-Konten ist im Modul Postmaster-E-Mail-Konten in der Gruppe Kommunikation & Benachrichtigungen verfügbar.

Mail Account Management Screen

E-Mail-Kontenverwaltung

Warnung

Beim Abholen löscht OTRS die E-Mails vom POP oder IMAP-Server. Es besteht keine Möglichkeit, die E-Mails dort zu erhalten. Wenn Sie dies wünschen, erstellen Sie am Besten Weiterleitungsregeln auf Ihrem E-Mail-Server. Lesen Sie hierzu bitte in der Dokumentation ihres E-Mail-Servers nach.

Bemerkung

Wenn Sie IMAP wählen, können Sie einen Ordner für die Sammlung angeben. Ein selektiver Versand von Mails ist dann möglich.

Alle Daten für die E-Mail-Konten werden in der OTRS-Datenbank gespeichert. Der Befehl bin/otrs.Console.pl Maint::PostMaster::MailAccountFetch verwendet die Einstellungen in der Datenbank und holt die E-Mail. Sie können den Befehl manuell ausführen, um zu überprüfen, ob alle Ihre E-Mail-Einstellungen ordnungsgemäß funktionieren.

Bei einer Standardinstallation wird die E-Mail alle 10 Minuten abgerufen, wenn der OTRS-Daemon läuft.

E-Mail-Konten verwalten

So fügen Sie ein E-Mailkonto hinzu:

  1. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf die Schaltfläche E-Mailkonto hinzufügen.
  2. Füllen Sie die Pflichtfelder aus.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Add Mail Account Screen

E-Mailkonto hinzufügen

So bearbeiten Sie ein E-Mailkonto:

  1. Klicken Sie auf ein E-Mail-Konten in der Liste mit den E-Mail-Konten.
  2. Ändern Sie die Felder.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern oder Speichern und abschließen.
Edit Mail Account Screen

E-Mail-Konten bearbeiten

So löschen Sie ein E-Mailkonto:

  1. Klicken Sie in der Liste mit den E-Mail-Konten auf das Papierkorb-Symbol.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestätigen.
Delete Mail Account Screen

E-Mail-Konten löschen

Bemerkung

Wenn dem System mehrere E-Mail-Konten hinzugefügt werden, können Sie in der Filterbox nach einem bestimmten E-Mail-Konto suchen.

Warnung

Die maximale Anzahl von 10 gültigen E-Mail-Konten sollte nicht überschritten werden. Das Überschreiten dieser Grenze kann die Systemleistung beeinträchtigen.

Einstellungen für E-Mail-Konten

Die folgenden Einstellungen sind verfügbar, wenn Sie diese Ressource hinzufügen oder bearbeiten. Die mit Stern gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder.

Typ *

Es gibt unterschiedliche Protokolle für das Abholen von E-Mails. Folgende Protokolle werden unterstützt:

  • IMAP
  • IMAPS
  • IMAPTLS
  • Outlook365
  • POP3
  • POP3S
  • POP3TLS
Anmeldeinformation *
Wählen Sie die Anmeldedaten, die Sie in der Ansicht Anmeldedaten hinzugefügt haben. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anmeldedaten hinzufügen, um die Ansicht für die Verwaltung der Anmeldedaten zu öffnen.
E-Mail-Adresse *

Die E-Mail-Adresse des E-Mail-Kontos.

Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn im Feld Typ die Option Outlook365 ausgewählt ist.

Host *

Der Host-Name des E-Mail-Accounts.

Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn im Feld Typ die Option IMAP oder POP3 ausgewählt wurde.

Folder *

The folder in the mail account to be fetched. Other folders remain untouched. If you use a sub-folder, specify it as Parent/Sub.

This setting is only available if IMAP or Outlook365 is selected in the Type field.

Trusted *

Wenn Ja ausgewählt ist, werden alle X-OTRS Header, die an eine eingehende Nachricht angehängt sind, ausgewertet und ausgeführt. Da der X-OTRS Header einige Aktionen im Ticketsystem ausführen kann, sollten Sie diese Option nur für bekannte Absender auf Ja setzen.

Siehe auch

Die X-OTRS Header werden im Abschnitt Postmaster-Filter näher erläutert.

Dispatching *

Die Verteilung der eingehenden Nachrichten kann gesteuert werden, wenn sie nach der Queue oder dem Inhalt des Feldes Zu: sortiert werden müssen.

Verteilung über das An-Feld einer E-Mail

Das System prüft, ob eine Queue mit der Adresse im An:-Feld der eingehenden E-Mail verknüpft ist. Sie können Adressen mit Queues im Bereich E-Mail-Adressen verknüpfen. Wenn die Adresse im An:-Feld mit einer Queue verknüpft ist, wird die neue Nachricht in die verknüpfte Queue sortiert. Wenn keine Verbindung zwischen der Adresse im An:-Feld und einer Queue gefunden wird, geht die Nachricht in die Queue Raw im System, die nach einer Standardinstallation die Standard-Queue des Postmasters ist.

Siehe auch

Die Standard-Queue für den Postmaster kann in der Systemkonfigurations-Einstellung PostmasterDefaultQueue geändert werden.

Verteilung durch ausgewählte Queue
Alle eingehenden Nachrichten werden in die angegebene Queue sortiert. Die Adresse, an die die E-Mail geschickt wurde, wird in diesem Fall nicht berücksichtigt.
Gültigkeit *
Setzt die Gültigkeit dieser Ressource. Jede Ressource kann nur in OTRS verwendet werden, wenn dieses Feld auf gültig gesetzt ist. Wenn Sie dieses Feld auf ungültig oder ungültig-temporär setzen, wird die Nutzung der Ressource deaktiviert.
Kommentar
Fügen Sie dieser Ressource zusätzliche Informationen hinzu. Es wird empfohlen, dieses Feld als Beschreibung der Ressource zur besseren Übersichtlichkeit immer mit einem vollständigen Satz zu füllen, da der Kommentar auch in der Übersichtstabelle angezeigt wird.

Eingehende E-Mails einrichten

Für eingehende E-Mails kann OTRS auf verschiedene Art und Weise konfiguriert werden, wobei die beste Option von Ihren spezifischen Umständen abhängen kann.

Empfang von Mails über lokale MDA

Die Verwendung eines lokalen Mail Transfer Agents (MTA) zum direkten Empfang von Mails ist die empfohlene Option. Sie bietet eine Postzustellung nahezu in Echtzeit, und die Einrichtung ist stabiler als wenn Sie Ihre Mails über IMAP(S) oder POP(S) abrufen. Auch die Authentifizierung ist kein Thema mehr.

Umleitung von E-Mails an eine andere Adresse
Ihr aktueller Mail-Server muss die E-Mails an den lokalen MTA weiterleiten.
SMTP-Transport
Ein alternativer Router wird auf dem empfangenden MTA eingerichtet, um Mails von bestimmten Benutzern an einen externen SMTP-Server zuzustellen.

In beiden Fällen ist die Verwendung von Procmail als Mail Delivery Agent (MDA) erforderlich, ebenso wie die richtige $HOME Einrichtung für den Benutzer otrs auf Ihrem System. Eine Beispieldatei .procmailrc.dist kann ohne Modifikation direkt verwendet werden. Entfernen Sie einfach die Endung .dist. Mails, die an den lokalen otrs-Benutzer geschickt werden, werden dann zur Verarbeitung an das Konsolen-Kommando weitergeleitet.

Warnung

Bitte beachten Sie, dass alle „Push“-Mails, die direkt an den Benutzer otrs (d.h. über den Befehl console) übermittelt werden, immer vertrauenswürdig sind. Das bedeutet, daß X-OTRS-Header in E-Mails die Verteilung von Mails und die Einstellung von Ticket-Eigenschaften beeinflussen können und werden. Dies schließt die X-OTRS-FollowUp Header ein.

Für weitere Informationen lesen Sie bitte das Kapitel Postmaster-Filter.

Bemerkung

Bei Fehlern wird die Mail in das Verzeichnis var/spool/problem-email geschickt.

Lesen Sie die Postfix-Dokumentation oder die Exim4-Dokumentation für weitere Informationen über das Setup.

Bemerkung

Diese Funktion ist nur für On-Premise-Kunden verfügbar. Wenn Sie ein Managed Kunde sind, wird diese Funktion vom Customer Solutions Team in OTRS betreut. Bitte kontaktieren Sie uns über support@otrs.com oder im OTRS Portal.

Empfang von E-Mails über einen externen E-Mail-Anbieter

Alternativ ist es auch möglich, für eingehende E-Mails einen externen E-Mail-Provider zu verwenden.

So richten Sie das System so ein, dass Office 365 als E-Mail-Provider verwendet wird:

  1. Lesen Sie das Kapitel POP- und IMAP-E-Mail-Einstellungen für Outlook in der offiziellen Dokumentation.
  2. Füllen Sie das Formular mit den folgenden Daten aus:
    • Typ: Wählen Sie das gewünschte Protokoll aus
    • Anmeldedaten: Ihre Anmeldedaten
    • Host: outlook.office365.com

Warnung

Am 1. Oktober 2022 wird Microsoft die Unterstützung für die Basisauthentifizierung für POP3 und IMAP einstellen und auslaufen lassen. Nur OAuth2 kann für die Authentifizierung verwendet werden. Für weitere Informationen lesen Sie bitte den ursprünglichen Blogbeitrag.

So richten Sie das System für die Verwendung von Gmail als E-Mail-Provider ein:

  1. Lesen Sie dazu das Kapitel Gmail über andere E-Mail-Plattformen abrufen in der offiziellen Dokumentation.
  2. Füllen Sie das Formular mit den folgenden Daten aus:
    • Typ: Wählen Sie das gewünschte Protokoll aus
    • Anmeldedaten: Ihre Anmeldedaten
    • Host: imap.gmail.com

So richten Sie das System für die Verwendung eines anderen externen E-Mail-Anbieters ein:

  1. Lesen Sie die offizielle Dokumentation des externen Anbieters.
  2. Füllen Sie das Formular mit den folgenden Daten aus:
    • Typ: Wählen Sie das gewünschte Protokoll aus
    • Anmeldedaten: Ihre Anmeldedaten
    • Host: Die POP3- oder IMAP-Adresse des externen Anbieters

Siehe auch

Detaillierte Anweisungen zur Konfiguration ausgehender E-Mails finden Sie im Kapitel E-Mail-Adressen.